Obligații contabile pentru firmele nou înființate - Ce trebuie să știi

Înființarea unei firme marchează începutul unui drum plin de oportunități, dar și de responsabilități. Printre acestea, obligațiile contabile și fiscale ocupă un loc important și pot părea copleșitoare la început de drum. Acest ghid clarifică principalele obligații contabile pe care le are o firmă nou înființată în România, ca să eviți penalitățile și să menții o relație bună cu autoritățile fiscale. Pentru pașii de înființare, consultă Ghidul complet pentru înființarea unui SRL sau vezi cum alegi codurile CAEN potrivite.

Primii pași după înființarea firmei

Imediat după ce ai obținut certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului, trebuie să parcurgi câțiva pași esențiali. Pentru detalii despre taxe și impozite, consultă articolul despre taxe și impozite IMM 2025.

1. Depunerea specimenului de semnătură

Administratorul firmei trebuie să depună specimenul de semnătură la administrația financiară de care aparține sediul social. Acest formular validează semnătura ta pe documentele fiscale.

2. Deschiderea unui cont bancar pentru firmă

Trebuie să deschizi un cont bancar în numele societății. Acest cont îți va servi pentru tranzacțiile financiare ale firmei, inclusiv plata obligațiilor fiscale și primirea plăților de la clienți.

3. Decizia privind sistemul de contabilitate

Trebuie să decizi dacă gestionezi contabilitatea în regim propriu sau o externalizezi către un expert contabil ori o firmă de contabilitate. Pentru majoritatea antreprenorilor la început de drum, a doua opțiune este mai eficientă și reduce riscul de erori costisitoare. Vezi și serviciile noastre de contabilitate și consultanță.

Regimul fiscal aplicabil firmelor noi

În funcție de forma juridică aleasă și de cifra de afaceri estimată, firma ta poate fi supusă diferitelor regimuri fiscale. Le detaliem pe cele mai comune:

Microîntreprindere

În 2025, o firmă nou înființată este încadrată automat ca microîntreprindere dacă îndeplinește următoarele condiții:

• Realizează venituri care nu depășesc echivalentul în lei a 250.000 euro
• Nu desfășoară activități în domeniul bancar, asigurărilor, jocurilor de noroc, consultanței și managementului
• Nu este deținută de statul român

Microîntreprinderile plătesc un impozit de 1% din venituri (fără deducerea cheltuielilor) dacă au cel puțin un angajat cu normă întreagă, sau 3% dacă nu au angajați.

Plătitor de impozit pe profit

Dacă firma depășește plafonul de 250.000 euro sau activează în domeniile exceptate, va plăti impozit pe profit de 16% din profitul impozabil (venituri minus cheltuieli deductibile).

Înregistrarea în scopuri de TVA

O decizie importantă pentru firma ta este dacă te înregistrezi sau nu în scopuri de TVA:

1. Înregistrare obligatorie

Devine obligatorie când cifra de afaceri anuală depășește plafonul de 300.000 lei. În acest caz, trebuie să te înregistrezi în scopuri de TVA în maximum 10 zile de la sfârșitul lunii în care ai depășit plafonul.

2. Înregistrare prin opțiune

Poți opta pentru înregistrarea în scopuri de TVA chiar dacă nu ai atins plafonul. Acest lucru poate fi avantajos dacă:

• Lucrezi cu clienți plătitori de TVA, care preferă furnizori înregistrați
• Faci investiții semnificative și vrei să recuperezi TVA-ul plătit
• Derulezi tranzacții intracomunitare

Atenție: înregistrarea în scopuri de TVA aduce obligații suplimentare de raportare și declarare. Consultă un specialist contabil înainte de a lua această decizie.

Principalele declarații fiscale și termene

Iată principalele declarații fiscale pe care trebuie să le depui, în funcție de specificul firmei tale:

1. Declarația 100

Ce este: Declarația privind obligațiile de plată la bugetul de stat

Cine depune: Toate firmele care au obligații de plată către bugetul de stat

Termen: Până în data de 25 a lunii următoare perioadei de raportare

Conține: Impozitul pe dividende, impozitul pe salarii, alte taxe și contribuții

2. Declarația 101

Ce este: Declarația privind impozitul pe profit

Cine depune: Firmele plătitoare de impozit pe profit

Termen: Anual, până la 25 martie a anului următor sau până la 25 a treia lună după încheierea anului fiscal

3. Declarația 112

Ce este: Declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate

Cine depune: Firmele care au angajați

Termen: Lunar, până în data de 25 a lunii următoare

4. Declarația 300

Ce este: Decontul de TVA

Cine depune: Firmele înregistrate în scopuri de TVA

Termen: Lunar sau trimestrial, până în data de 25 a lunii următoare perioadei de raportare

5. Declarația 390

Ce este: Declarația recapitulativă privind livrările/achizițiile/prestările intracomunitare

Cine depune: Firmele care derulează operațiuni intracomunitare

Termen: Lunar, până în data de 25 a lunii următoare

6. Declarația 394

Ce este: Declarația informativă privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național

Cine depune: Firmele înregistrate în scopuri de TVA

Termen: Lunar sau trimestrial, până în data de 25 a lunii următoare perioadei de raportare

Situațiile financiare anuale

Un moment important în calendarul contabil al oricărei firme este depunerea situațiilor financiare anuale:

1. Bilanțul anual

Toate firmele trebuie să depună situații financiare anuale la ANAF și Registrul Comerțului. În funcție de mărimea companiei, aceste situații pot include:

• Bilanț
• Contul de profit și pierdere
• Note explicative
• Raportul administratorului

Termen: Pentru majoritatea firmelor, termenul este 31 mai a anului următor.

2. Raportările contabile semestriale

Anumite companii (în general cele care depășesc anumite praguri de mărime) trebuie să depună și raportări contabile semestriale.

Termen: 30 august pentru primul semestru al anului în curs.

Alte obligații importante

Registrele contabile obligatorii

Fiecare firmă trebuie să țină următoarele registre:

• Registrul-jurnal
• Registrul-inventar
• Registrul Cartea Mare
• Alte registre specifice în funcție de activitate

Facturarea

Începând din 2025, emiterea facturilor electronice prin sistemul e-Factura este obligatorie pentru toate firmele. Asigură-te că:

• Ești înregistrat în sistemul e-Factura
• Facturile conțin toate elementele obligatorii conform legislației în vigoare
• Respecți termenele de emitere a facturilor

Casă de marcat

Dacă vinzi direct către persoane fizice, este obligatorie utilizarea unei case de marcat electronice fiscale și raportarea zilnică a încasărilor.

Calendarul principalelor obligații fiscale

Ca să te organizezi mai bine, iată un calendar sintetic al principalelor obligații fiscale:

Lunar

• 25 ale lunii: Declarația 112 (contribuții sociale și impozit pe salarii)
• 25 ale lunii: Declarația 300 (decont TVA) pentru plătitorii lunari
• 25 ale lunii: Plata TVA, contribuții sociale, impozit pe salarii

Trimestrial

• 25 ale lunii următoare trimestrului: Declarația 300 (decont TVA) pentru plătitorii trimestriali
• 25 ale lunii următoare trimestrului: Declarația privind impozitul pe veniturile microîntreprinderilor

Anual

• 25 martie: Declarația 101 (impozit pe profit)
• 31 mai: Depunerea situațiilor financiare anuale
• 25 mai: Plata impozitului pe dividende (dacă se distribuie dividende)

Sfaturi practice pentru antreprenorii la început de drum

1. Colaborează cu un contabil profesionist - Investiția într-un serviciu contabil de calitate îți poate economisi multe bătăi de cap și penalități.
2. Păstrează toate documentele justificative - Orice factură, bon, chitanță sau alt document care atestă o operațiune economică trebuie păstrat și organizat corespunzător.
3. Separă finanțele personale de cele ale firmei - Evită să amesteci cheltuielile personale cu cele ale companiei.
4. Fii la curent cu modificările legislative - Legislația fiscală se modifică frecvent. Asigură-te că ești informat despre schimbări.

Concluzii

Gestionarea corectă a obligațiilor contabile și fiscale este esențială pentru succesul pe termen lung al oricărei afaceri. Deși poate părea complicat la început, cu o planificare bună și sprijin profesionist poți naviga cu succes acest aspect al antreprenoriatului.

Recomandarea noastră: tratează contabilitatea nu doar ca pe o obligație legală, ci ca pe un instrument valoros care îți poate oferi informații critice pentru deciziile de afaceri. Cu cât ești mai organizat și mai atent la aspectele contabile, cu atât afacerea ta funcționează mai eficient și are mai multe șanse de succes pe termen lung.