Cum se face o modificare în actele firmei - Ghid pas cu pas

Pe parcursul vieții unei societăți comerciale, pot apărea diverse situații care necesită modificări în actul constitutiv sau în datele înregistrate la Registrul Comerțului. Fie că este vorba despre schimbarea sediului social, modificarea obiectului de activitate, schimbarea administratorului sau a structurii asociaților, aceste modificări trebuie realizate respectând anumite proceduri legale. În acest ghid, vă prezentăm pașii necesari pentru cele mai frecvente tipuri de modificări în actele firmei. Pentru pașii de înființare, consultă Ghidul complet pentru înființarea unui SRL sau vezi cum alegi codurile CAEN potrivite.

De ce este important să actualizați actele firmei

Înainte de a intra în detaliile procedurale, este esențial să înțelegem de ce actualizarea actelor firmei este atât de importantă:

• Obligație legală - Modificările în structura unei firme trebuie înregistrate la Registrul Comerțului în termenele prevăzute de lege (de obicei 15-30 zile de la producerea modificării)
• Evitarea sancțiunilor - Neînregistrarea modificărilor poate atrage amenzi contravenționale
• Transparență în relațiile comerciale - Partenerii de afaceri trebuie să aibă acces la informații actuale și corecte despre compania dumneavoastră
• Funcționare legală - Anumite modificări (precum schimbarea sediului) sunt esențiale pentru funcționarea legală a firmei

1. Modificarea sediului social

Una dintre cele mai frecvente modificări este schimbarea sediului social al firmei. Iată pașii necesari pentru această procedură:

Documente necesare:

• Hotărârea AGA/Decizia asociatului unic privind schimbarea sediului social
• Act Constitutiv actualizat
• Documentul care atestă dreptul de folosință asupra noului spațiu:
  • Contract de închiriere
  • Contract de comodat
  • Contract de vânzare-cumpărare
• Extras de carte funciară pentru noul sediu (nu mai vechi de 30 zile)
• Declarația-tip pe propria răspundere privind autorizarea funcționării
• Dovada plății taxelor legale
• Cererea de înregistrare menţiuni (formular tip)

Procedura:

1. Adoptați decizia/hotărârea de schimbare a sediului social
2. Pregătiți Actul Constitutiv Actualizat
3. Depuneți dosarul la Registrul Comerțului
4. După aprobarea modificării, veți primi un nou certificat de înregistrare cu adresa actualizată
5. Informați ANAF despre modificare în termen de 30 de zile
6. Actualizați toate documentele firmei cu noua adresă (contracte, facturi, ștampile, materiale de marketing etc.)

Important: Dacă schimbați și județul, procedura devine mai complexă și implică transferul dosarului firmei de la un Oficiu al Registrului Comerțului la altul.

2. Modificarea obiectului de activitate (coduri CAEN)

Pe măsură ce afacerea evoluează, poate fi necesară adăugarea sau eliminarea unor coduri CAEN pentru a reflecta activitățile reale ale firmei. Pentru detalii despre obligațiile contabile după modificări, consultă obligațiile contabile pentru firme noi.

Documente necesare:

• Hotărârea AGA/Decizia asociatului unic privind modificarea obiectului de activitate
• Act Constitutiv actualizat
• Declarația-tip pe propria răspundere privind autorizarea funcționării
• Dovada plății taxelor legale
• Cererea de înregistrare menţiuni (formular tip)

Procedura:

1. Identificați codurile CAEN pe care doriți să le adăugați sau eliminați
2. Adoptați decizia/hotărârea de modificare a obiectului de activitate
3. Pregătiți Actul Constitutiv Actualizat, specificând noile coduri CAEN
4. Depuneți dosarul la Registrul Comerțului
5. După aprobarea modificării, veți primi un certificat constatator actualizat

Sfat: Pentru anumite activități (de exemplu, servicii alimentare, jocuri de noroc, transport), pot fi necesare autorizații sau licențe specifice înainte de a începe efectiv activitatea.

3. Schimbarea administratorului

Schimbarea persoanei care administrează firma este o modificare semnificativă care trebuie reflectată în documentele oficiale.

Documente necesare:

• Hotărârea AGA/Decizia asociatului unic privind schimbarea administratorului
• Actul Constitutiv actualizat
• Copie act de identitate al noului administrator
• Declarația pe propria răspundere a noului administrator că îndeplinește condițiile legale pentru această funcție
• Specimenul de semnătură al noului administrator
• Dovada depunerii mandatului de către vechiul administrator (dacă este cazul)
• Dovada plății taxelor legale
• Cererea de înregistrare menţiuni (formular tip)

Procedura:

1. Adoptați decizia/hotărârea de schimbare a administratorului, specificând durata mandatului noului administrator
2. Pregătiți Actul Constitutiv Actualizat
3. Colectați declarațiile și documentele necesare de la noul administrator
4. Depuneți dosarul la Registrul Comerțului
5. După aprobarea modificării, noua structură de administrare va fi reflectată în certificatul constatator

Notă: Schimbarea administratorului trebuie însoțită de predarea gestiunii și a documentelor societății. Este recomandată încheierea unui proces-verbal de predare-primire între administratori.

4. Modificarea structurii asociaților sau a capitalului social

Această modificare poate include cesiunea de părți sociale, intrarea unui nou asociat, ieșirea unui asociat sau modificarea capitalului social.

Documente necesare pentru cesiunea de părți sociale:

• Contract de cesiune părți sociale
• Hotărârea AGA privind aprobarea cesiunii (dacă este prevăzută în Actul Constitutiv)
• Act Constitutiv actualizat)
• Copii acte de identitate ale noilor asociați (dacă este cazul)
• Certificat fiscal pentru asociatul care se retrage (în anumite cazuri)
• Dovada plății taxelor legale
• Cererea de înregistrare menţiuni (formular tip)

Documente necesare pentru majorarea capitalului social:

• Hotărârea AGA/Decizia asociatului unic privind majorarea capitalului social
• Act Constitutiv actualizat
• Dovada vărsământului pentru majorarea de capital (extras de cont, foaie de vărsământ etc.)
• Dovada plății taxelor legale
• Cererea de înregistrare menţiuni (formular tip)

Procedura:

1. Încheiați contractul de cesiune (pentru transferul părților sociale) sau adoptați hotărârea de majorare/reducere a capitalului social
2. Adoptați hotărârea AGA privind modificarea structurii asociaților sau a capitalului
3. Pregătiți Actul Constitutiv Actualizat
4. Pentru majorare de capital, efectuați vărsământul corespunzător
5. Depuneți dosarul la Registrul Comerțului

5. Adăugarea/modificarea punctelor de lucru

Dacă firma dumneavoastră își extinde activitatea într-o nouă locație, aceasta trebuie înregistrată ca punct de lucru.

Documente necesare:

• Hotărârea AGA/Decizia asociatului unic privind deschiderea/modificarea/închiderea unui punct de lucru
• Documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului (contract de închiriere, comodat etc.)
• Declarația-tip pe propria răspundere privind autorizarea funcționării pentru punctul de lucru
• Dovada plății taxelor legale
• Cererea de înregistrare menţiuni (formular tip)

Procedura:

1. Adoptați decizia/hotărârea privind punctul de lucru
2. Pregătiți documentația necesară
3. Depuneți dosarul la Registrul Comerțului
4. După aprobarea modificării, noul punct de lucru va apărea în certificatul constatator

6. Schimbarea formei juridice

Transformarea unei firme dintr-o formă juridică în alta (de exemplu, din SRL în SA) implică modificări semnificative ale actelor constitutive și poate afecta structura de conducere, capitalul social și responsabilitățile fiscale.

Documente necesare:

• Hotărârea AGA/Decizia asociatului unic privind schimbarea formei juridice
• Act Constitutiv actualizat
• Documente justificative pentru noua formă juridică (de exemplu, raport de evaluare pentru majorarea capitalului social)
• Dovada plății taxelor legale
• Cererea de înregistrare menţiuni (formular tip)

Procedura:

1. Adoptați decizia/hotărârea de schimbare a formei juridice
2. Pregătiți Actul Constitutiv, inclusiv noile statute sau regulamente interne
3. Obțineți documentele justificative necesare
4. Depuneți dosarul la Registrul Comerțului
5. După aprobarea modificării, veți primi un certificat constatator cu noua formă juridică

Întrebări frecvente

1. Care este termenul pentru înregistrarea modificărilor la Registrul Comerțului?

Termenul general este de 15 zile de la data producerii modificării. Întârzierea înregistrării poate duce la amenzi sau sancțiuni.

2. Pot face modificări în actele firmei dacă am datorii la stat?

În principiu, da, însă este posibil ca anumite modificări să fie supuse unor restricții sau condiții suplimentare. De exemplu, schimbarea sediului social poate fi îngreunată de existența unor datorii fiscale.

3. Ce se întâmplă dacă nu înregistrez modificările în termenul legal?

Neînregistrarea modificărilor în termenul legal poate atrage după sine amenzi contravenționale și, în cazuri extreme, suspendarea sau radierea firmei din registrul comerțului.

4. Este necesar să am un avocat pentru a face aceste modificări?

Nu este obligatoriu, dar este recomandat să consultați un avocat sau un specialist în înființări de firme pentru a evita greșelile care ar putea întârzia procesul sau ar putea duce la sancțiuni. Vezi și serviciile noastre de consultanță și înființare firmă.

5. Care sunt costurile asociate cu modificarea actelor firmei?

Costurile pot varia în funcție de tipul modificării, de complexitatea acesteia și de onorariile profesioniștilor implicați (avocați, contabili). Este recomandat să solicitați oferte de preț înainte de a începe procedura.