Ghid înființare PFA în 2026: pași, acte și costuri

Pentru mulți antreprenori aflați la început de drum sau pentru profesioniștii care doresc să-și ofere serviciile în mod independent, Persoana Fizică Autorizată (PFA) reprezintă o formă de organizare atractivă datorită simplicității și costurilor reduse. În acest articol, vom explora în detaliu ce înseamnă un PFA, cum poate fi înființat în 2026, care sunt avantajele și dezavantajele acestei forme de organizare, precum și aspectele fiscale relevante. Dacă ești specialist IT, consultă ghidul dedicat înființării PFA pentru activități IT.

Ce este PFA?

PFA (Persoana Fizică Autorizată) reprezintă o formă simplă de organizare prin care o persoană fizică poate desfășura activități economice în mod independent, folosind în principal propria forță de muncă. Din punct de vedere legal, PFA este autorizată să desfășoare activitățile pentru care a fost înregistrată, respectiv activități economice, comerciale și profesionale. Pentru servicii complete de înființare PFA, consultă pagina noastră dedicată serviciilor PFA.

Un aspect esențial de reținut este că, în cadrul unui PFA, persoana fizică răspunde cu întregul său patrimoniu personal pentru obligațiile asumate în exploatarea afacerii. Aceasta reprezintă una dintre diferențele fundamentale față de o societate cu răspundere limitată (SRL), unde răspunderea este limitată la capitalul social. De asemenea, poți descoperi experiența unui antreprenor IT care a pornit de la zero în România, citind povestea de la refugiat la antreprenor PFA IT.

Avantajele unui PFA

Există numeroase motive pentru care mulți antreprenori aleg forma PFA pentru desfășurarea activităților lor:

1. Costuri reduse de înființare și administrare

• Taxele pentru înființarea unui PFA sunt semnificativ mai mici decât pentru un SRL
• Nu este necesară depunerea unui capital social minim
• Costurile contabile lunare sunt mai reduse, mai ales pentru PFA-urile care optează pentru norma de venit

2. Procedura simplificată de înființare și funcționare

• Timpul de înființare este mai scurt comparativ cu un SRL
• Documentația necesară este mai puțin complexă
• Proceduri administrative simplificate pentru funcționarea curentă

3. Flexibilitatea regimului fiscal

• Posibilitatea de a alege între impozitarea pe bază de normă de venit sau sistem real
• Pentru anumite domenii, beneficii fiscale substanțiale
• Proceduri de radiare mai simple și mai puțin costisitoare

4. Control total asupra afacerii

• Decizii rapide fără necesitatea consultării altor asociați
• Libertate deplină în organizarea și conducerea activității

Dezavantajele unui PFA

În ciuda avantajelor, PFA prezintă și unele limitări de care trebuie să țineți cont:

1. Răspunderea nelimitată

• Persoana fizică răspunde cu întreg patrimoniul personal pentru obligațiile asumate în exploatarea afacerii
• În caz de datorii, bunurile personale pot fi urmărite și executate silit

2. Limitări privind activitățile desfășurate

• Un PFA poate desfășura doar activitățile pentru care a fost autorizat
• Adăugarea de noi coduri CAEN necesită modificări la Registrul Comerțului

3. Imagine percepută ca mai puțin profesională

• Unii clienți, în special companiile mari, preferă să colaboreze cu SRL-uri
• Poate fi percepută ca o afacere mai puțin stabilă sau dezvoltată

4. Dificultăți în atragerea investițiilor sau creditelor

• Băncile sunt mai reticente în acordarea împrumuturilor pentru PFA-uri
• Imposibilitatea de a atrage investitori prin cedarea unor părți din afacere

Pașii pentru înființarea unui PFA în 2026

Procesul de înființare a unui PFA implică mai mulți pași, pe care îi vom detalia în continuare:

Vrei să sari peste birocrație? Poți genera automat întreg dosarul direct pe platforma noastră de înființare PFA online, în câteva minute. Mai jos găsești și procedura clasică, pas cu pas.

1. Verificarea disponibilității numelui

Primul pas este să verificați dacă numele sub care doriți să funcționeze PFA-ul este disponibil. Denumirea PFA-ului va include numele și prenumele dumneavoastră, urmate de forma de organizare (PFA), de exemplu: "Popescu Ion PFA".

2. Pregătirea documentației necesare

Pentru înființarea unui PFA, veți avea nevoie de următoarele documente:

• Cerere de înregistrare (formular tip)
• Copie după actul de identitate
• Dovada sediului profesional (contract de comodat, contract de închiriere, act de proprietate)
• Specimenul de semnătură
• Declarații pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor legale de funcționare
• Documentul care atestă pregătirea profesională (dacă este cazul pentru activitatea desfășurată)

3. Selectarea codurilor CAEN

Trebuie să determinați activitățile pe care doriți să le desfășurați și să identificați codurile CAEN corespunzătoare. Un PFA poate avea mai multe coduri CAEN, dar trebuie să existe o compatibilitate între acestea. De exemplu:

• 6210 - Activităţi de realizare a soft-ului la comandă (software orientat client)
• 6220 - Activităţi de consultanţă în tehnologia informaţiei și de management (gestiune şi exploatare) a mijloacelor de calcul
• 7020 - Activități de consultanță în afaceri și management

4. Depunerea dosarului la Registrul Comerțului

După pregătirea tuturor documentelor, acestea trebuie depuse la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul din județul unde se va afla sediul profesional. Dosarul poate fi depus:

• Personal, la ghișeul ONRC
• Online, prin portalul de servicii online ONRC
• Prin intermediul unui avocat sau al unei firme specializate în înființări

5. Obținerea certificatului de înregistrare

După analiza dosarului și aprobarea acestuia, veți obține:

• Certificatul de înregistrare care conține codul unic de înregistrare (CUI)
• Certificatul constatator privind autorizarea funcționării

6. Înregistrarea fiscală

După obținerea certificatului de înregistrare, trebuie să vă înregistrați fiscal la ANAF în termen de 15 zile. În cadrul acestui pas:

• Veți alege sistemul de impozitare (normă de venit sau sistem real)
• Veți depune declarația unică (dacă este cazul)
• Vă veți înregistra în Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru comunicarea electronică cu ANAF

7. Deschiderea unui cont bancar pentru PFA

Deși nu este obligatoriu din punct de vedere legal, este recomandat să deschideți un cont bancar separat pentru activitatea PFA, pentru a evita amestecarea finanțelor personale cu cele ale afacerii.

Costurile înființării unui PFA în 2026

Înființarea unui PFA presupune anumite costuri, care sunt semnificativ mai mici comparativ cu înființarea unui SRL:

• Înregistrarea la Registrul Comerțului: gratuită — în 2026, PFA nu plătește taxe de înregistrare și nici taxa de publicare în Monitorul Oficial (aceasta se aplică doar SRL-urilor)
• Comisioane bancare pentru deschiderea contului: 0-50 lei (în funcție de bancă)
• Găzduirea sediului profesional pentru PFA: 300-500 lei (opțional)
• Serviciu complet de înființare, cu consultanță inclusă: 400 lei (opțional)

Costul total pentru înființarea unui PFA în 2026 pornește de la 0 lei dacă depui singur dosarul la ONRC și ajunge la circa 900 lei dacă optezi pentru găzduirea sediului profesional și serviciul complet de înființare.

Regimul fiscal al PFA în 2026

Un aspect crucial pentru orice PFA este regimul fiscal aplicabil. În 2026, există două sisteme principale de impozitare pentru PFA:

1. Impozitarea pe bază de normă de venit

Acest sistem este disponibil pentru PFA-urile care desfășoară anumite activități specificate de lege și al căror venit brut anual estimat nu depășește plafonul de 25.000 euro.

Avantaje:

• Contabilitate simplificată - nu necesită evidența detaliată a cheltuielilor
• Impozitul se calculează la o sumă fixă (norma de venit) stabilită anual de ANAF pentru fiecare județ și activitate
• Predictibilitatea impozitului anual

Dezavantaje:

• Nu se pot deduce cheltuielile reale ale afacerii
• Poate fi dezavantajos pentru activitățile cu cheltuieli semnificative

2. Impozitarea în sistem real

Acest sistem este obligatoriu pentru PFA-urile care depășesc plafonul de 25.000 euro sau care desfășoară activități neeligibile pentru norma de venit. De asemenea, orice PFA poate opta voluntar pentru acest sistem.

Avantaje:

• Posibilitatea de a deduce cheltuielile reale ale afacerii
• Poate fi mai avantajos pentru activitățile cu cheltuieli semnificative

Dezavantaje:

• Necesită contabilitate detaliată și păstrarea documentelor justificative
• Costuri contabile mai ridicate
• Complexitate fiscală sporită

Contribuții sociale obligatorii

Indiferent de sistemul de impozitare ales, un PFA trebuie să plătească următoarele contribuții sociale în 2026:

• CAS (contribuția de asigurări sociale) - 25% din venitul ales, dar nu mai puțin decât contribuția calculată la salariul minim brut pe țară pentru un venit net anual ce depășește 12 salarii minime brute pe țară
• CASS (contribuția de asigurări sociale de sănătate) - 10% din venitul ales, dar nu mai puțin decât contribuția calculată la salariul minim brut pe țară pentru un venit net anual ce depășește 6 salarii minime brute pe țară

PFA vs. SRL - Ce formă juridică să alegi?

Decizia între PFA și SRL depinde de mulți factori specifici situației dumneavoastră. Iată câteva criterii care vă pot ajuta să luați decizia potrivită:

Alegeți PFA dacă:

• Sunteți la început de drum și bugetul este limitat
• Oferiți servicii bazate pe propria expertiză profesională
• Activitatea nu implică riscuri majore
• Veniturile estimate nu depășesc semnificativ cheltuielile necesare pentru activitate
• Nu aveți intenția de a angaja multe persoane

Alegeți SRL dacă:

• Doriți să limitați răspunderea personală
• Afacerea implică riscuri semnificative
• Intenționați să angajați mai mult personal
• Aveți planuri de creștere și dezvoltare pe termen lung
• Doriți să atrageți investitori sau să accesați finanțări substanțiale

Pentru o analiză comparativă detaliată între PFA și SRL, vă recomandăm să citiți articolul nostru dedicat: SRL vs PFA - Ce formă juridică să alegi pentru afacerea ta și analiza comparativă a taxelor SRL vs PFA în 2026.

Concluzii

PFA reprezintă o formă de organizare atractivă pentru mulți antreprenori, datorită simplității și costurilor reduse de înființare și administrare. Cu toate acestea, înainte de a lua decizia de a înființa un PFA, este esențial să evaluați atât avantajele, cât și limitările acestei forme juridice, în raport cu specificul activității pe care doriți să o desfășurați și cu obiectivele dumneavoastră pe termen lung.

Dacă aveți întrebări specifice sau aveți nevoie de asistență în înființarea unui PFA, echipa noastră de specialiști vă stă la dispoziție pentru consultanță personalizată și soluții adaptate nevoilor dumneavoastră.

Întrebări frecvente

Cât costă înființarea unui PFA în 2026?

Înregistrarea la Registrul Comerțului este gratuită pentru PFA — nu se plătesc taxe de înregistrare, iar taxa de publicare în Monitorul Oficial se aplică doar SRL-urilor. Costurile reale sunt opționale: găzduirea sediului profesional (300-500 lei) și serviciul complet de înființare cu consultanță (400 lei).

Pot înființa un PFA online în 2026?

Da. Dosarul se poate depune online prin portalul de servicii ONRC, cu semnătură electronică, sau poți genera automat întreg dosarul prin serviciul nostru de înființare PFA, fără drumuri la ghișeu.

Aleg norma de venit sau sistemul real?

Norma de venit este disponibilă doar pentru activitățile prevăzute de lege și dacă venitul brut anual nu depășește 25.000 de euro — avantajul fiind contabilitatea simplificată și impozitul predictibil. Sistemul real devine obligatoriu peste acest plafon și e avantajos când ai cheltuieli deductibile semnificative.

Ce răspundere am ca PFA?

Nelimitată: ca PFA răspunzi cu întregul patrimoniu personal pentru obligațiile afacerii. Dacă activitatea implică riscuri semnificative, ia în calcul un SRL, unde răspunderea este limitată la capitalul social.

Poate un PFA să aibă angajați?

Da. Un PFA poate angaja personal cu contract individual de muncă, în limitele și condițiile prevăzute de lege. Dacă plănuiești o echipă mai mare sau vrei să atragi asociați și investiții, un SRL este, de obicei, structura mai potrivită — vezi comparația SRL sau PFA — ce formă juridică să alegi.